Trong thời đại kỹ thuật số, hầu như ai đi làm, nhất là dân văn phòng, đều phải sử dụng thư điện tử để giao dịch, trao đổi thông tin qua lại…
Chuyện viết thư điện tử (hay email) ấy vậy mà cũng lắm nhiêu khê. Lắm lúc bất cẩn, vô ý một chút, “sai một li” là “đi một dặm” liền. Vì mình cũng là nhân viên văn phòng, sử dụng email hàng ngày, và cũng hay mắc phải những lỗi lầm từ ngớ ngẩn cho đến nghiêm trọng, nên trong bài viết này, mình sẽ liệt kê ra những lỗi thường gặp khi sử dụng thư điện tử để nhắc nhở bản thân, cũng như độc giả chúng ta cùng chú ý và cẩn trọng hơn.
Nội dung bài viết này có thể được thêm mới, mình nhớ ra gì sẽ từ từ cập nhật.
Ảnh: Logo Outlook
1. Gửi nhầm địa chỉ, ví dụ gửi cho anh A nhưng nhầm qua cô B. Lỗi này thường xảy ra do sự bất cẩn, ba chớp ba nháng, trong lúc đánh địa chỉ email. Thường thì email có tự động lưu lại các địa chỉ email mà bạn đã từng gửi, nhận. Và có rất nhiều địa chỉ email có tên gần giống nhau. Nếu không xem kỹ mà chỉ đánh một hai chữ cái đầu của email rồi chọn nhanh, thì rất dễ nhầm lẫn qua địa chỉ email khác.
Cách thu lại email vừa gửi đi thì xem ở đây ha, nhưng thường chỉ hiệu quả khi bạn vừa phát hiện ra và có hành động ngay. Được hay không thì cũng hên xui lắm.
2. Gửi dư người nhận. Nghĩa là đáng lẽ người C không được nhận email đó, nhưng trong lúc gửi cho anh A, cô B, thì gửi luôn cho cả chị C.
3. Viết email cho đã xong quên gửi, tới cuối giờ coi lại mới phát hiện ra.
4. Email không có tiêu đề. Lỗi này cũng khá trầm trọng, nó giống như cách nói trống không không có chủ ngữ, không có mở đầu, tự nhiên ập vô vậy.
5. Nội dung có nhắc gửi kèm tập tin nhưng lại quên không đính kèm.
6. Trả lời lạc đề hoặc thiếu ý. Lỗi do đọc email không kỹ, ba chớp ba nháng xong trả lời vội vội vàng vàng.
7. Khi viết thư lại quên xóa phần nội dung thư qua lại nội bộ với nhau (hoặc những nội dung không cần thiết, không quan trọng, không được cho người nhận xem).
8. Gọi nhầm tên/ giới tính người gửi. Thường là do lỗi sao chép (copy) và dán (paste) rồi quên sửa.
Tệ hơn, chữ ký người ta có tên có giới tính, chức danh đàng hoàng, mà khi trả lời thì cứ ghi chung chung, cho thấy sự không để tâm, không tôn trọng người nhận.
9. Viết sai lỗi chính tả, sai ngữ pháp, câu cú lủng củng. Cái này có thể do bất cẩn, làm quá nhanh và không kiểm tra lại, cũng có thể thuộc về vấn đề cá nhân, vì mình biết, có rất nhiều người trong chúng ta bị sai chính tả một cách vô ý thức, tức là không hề nghĩ là mình sai, vì đã bị sai ngay từ rất nhỏ mà không được thầy cô chỉnh sửa.
10. Dùng quá nhiều màu sắc trong một email, từ màu của chữ cho đến màu bôi đậm (highlight). Theo quy tắc chung về thẩm mỹ, việc kết hợp các màu sắc trên cùng một chủ thể thường không quá 4 màu, mà tốt nhất là chỉ nên ở mức tối đa 3 màu.
11. Lỗi nhảy phông chữ, hoặc phông chữ không thống nhất trong cùng một email, trừ khi là cố ý với mục đích rõ ràng nào đó.
12. Quên không bỏ chữ ký vào, hoặc có chữ ký nhưng cắt hết các phần quan trọng như tên, công ty, chức danh, phòng ban, số điện thoại.
Thường thì nếu tạo một email mới, chúng ta phải có chữ ký đầy đủ ở bên dưới, kèm theo logo, banner của công ty. Từ email qua lại thứ hai trở đi, bạn có thể cắt những phần không quan trọng như logo, banner, nhưng vẫn nên kèm các phần quan trọng như tên, số điện thoại.
Du Lịch Bụi Ăn Chay 